Automatizar tu empresa con Inteligencia Artificial.

Inteligencia Artificial automatizada en tu empresa.

Los pasos que debemos seguir para automatizar una empresa con inteligencia artificial, esta es una pregunta recurrente que me encuentro todos los días y en la que espero arrojar un poco de luz:

Actualmente, lo primero que pensamos cuando vemos las noticias sobre inteligencia artificial, es que posiblemente nos estemos quedando atrás. "Siento decirte que tienes razón", nos pasa a todos incluso a los que nos dedicamos 100% a esto, debemos pivotar rápido, hacia nuevas tecnologías mas económicas, mas rápidas y mas seguras.

Invertir en Inteligencia Artificial requiere de la construcción de unos pilares previos, que en ocasiones pasamos por alto y esto tan solo genera "lagunas" y "falta de rumbo" para conseguir objetivos claros.

Te cuento brevemente los pilares a construir:

1. Mapeo de tu empresa: Se hace un "discovery", de los departamentos y personas. ¿Quien hace que?
2.Identificación de tareas: Hacemos "Zoom" en esas tareas que son repetitivas o generar muchos errores humanos.
3.Extraemos el ROI: Cuanto tiempo, dinero, fiabilidad ganamos aplicando I.A automatizada.

Una vez tenemos todo esto, ahora si:

1. Definimos el SCOPE: Hasta donde llega el proyecto.
2. Creamos un Roadmap: Unos pasos claros en el tiempo que seguiremos.
3. Seguimiento de proyecto: Iteramos en el proyecto para mantenerlo "fresco y eficiente".

Ya tienes una visión un poco mas realista y bajada a tierra ;)

Ahora el siguiente paso es decidir si invertir en I.A, sentando unas bases solidas para tener tus agentes de I.A 24h / 7d.


Y para ayudarte en este proceso, te regalo una plantilla que tu mismo podrías aplicar en tu empresa ;)

1. Proceso Identificado

(¿Qué es? ¿Cuál es el nombre de la tarea?)

• [Ej: "Generación de facturas mensuales a clientes recurrentes"]

• [Ej: "Onboarding de nuevos empleados"]

• [Ej: "Extracción de leads de formularios web y alta en CRM"]

2. Departamento / Dueño del Proceso

(¿Quién lo hace? ¿Quién es el responsable final?)

• Departamento: [Ej: "Finanzas y Administración"]

• Experto(s) de Dominio: [Ej: "Ana García (Contable)"]

• Stakeholder (Beneficiario): [Ej: "Director Financiero"]

3. Proceso Actual (As-Is)

(Describe el dolor. ¿Cómo funciona ahora? ¿Pasos manuales?)

1. [Ej: "Día 25, Ana exporta un Excel del software de gestión de proyectos (ClickUp)"]

2. [Ej: "Revisa las horas manualmente y las cruza con el CRM (HubSpot)"]

3. [Ej: "Abre la plantilla de factura en Word/PDF"]

4. [Ej: "Crea 45 facturas una a una, copiando y pegando datos"]

5. [Ej: "Las envía manualmente por email"]

4. Disparador (Trigger) y Frecuencia

(¿Qué inicia el proceso y cada cuánto ocurre?)

• Disparador: [Ej: "Calendario (Día 25 de cada mes)"]

• Frecuencia: [Ej: "Mensual"]

• Volumen: [Ej: "Aprox. 45 facturas/mes"]

5. Sistemas y Aplicaciones Involucradas

(¿Qué software se toca? ¿Hay APIs disponibles?)

• [Ej: "ClickUp (Gestión de proyectos) - (API: Sí)"]

• [Ej: "HubSpot (CRM) - (API: Sí)"]

• [Ej: "Gmail (Email) - (API: Sí)"]

• [Ej: "Holded/Quaderno (Software de facturación) - (API: Sí)"]

• [Ej: "Microsoft Excel (Cruce manual)"]

6. Solución Propuesta (To-Be)

(¿Cómo sería el flujo automatizado ideal?)

1. [Ej: "Un workflow de n8n se activa (trigger) el día 25."]

2. [Ej: "Consulta vía API las horas en ClickUp y los datos del cliente en HubSpot."]

3. [Ej: "Con esos datos, crea el borrador de la factura en Holded (vía API)."]

4. [Ej: "Notifica a Ana por Slack/Email con un enlace para su aprobación final."]

5. [Ej: "(Opcional) Tras aprobar, n8n envía la factura final al cliente desde Holded/Gmail."]

7. Métricas de Éxito (KPIs Antes vs. Después)

(¿Cómo medimos el valor? ¿Qué ganamos?)

Métrica

ANTES (Estimación)

DESPUÉS (Objetivo)

Tiempo/Hombre

[Ej: 16 horas/mes (2 días)]

[Ej: 1 hora/mes (Supervisión)]

Tasa de Error

[Ej: 5-10% (Errores manuales)]

[Ej: < 1%]

Tiempo de Cobro

[Ej: Envío día 5 del mes sig.]

[Ej: Envío día 26 del mismo mes]

Satisfacción Empleado

[Ej: "Ana odia esta tarea"]

[Ej: "Ana se enfoca en análisis"]

8. Priorización (Impacto vs. Complejidad)

(Según la matriz de la Fase 3 del Roadmap)

• Impacto en Negocio: [Ej: ALTO (Libera 2 días de finanzas, reduce errores caros, acelera cobros)]

• Complejidad Técnica: [Ej: BAJA/MEDIA (Todas las apps tienen API. La lógica de cruce es clara)]

• Conclusión: [Ej: "QUICK-WIN" / Prioridad #1]

9. Riesgos, Dependencias y Requisitos

(¿Qué necesitamos? ¿Qué puede fallar?)

• [Ej: "Se requiere acceso de Administrador a las APIs de Holded y ClickUp."]

• [Ej: "Riesgo: Que el formato de exportación de ClickUp cambie sin aviso."]

• [Ej: "Dependencia: Las reglas de negocio para cada tipo de cliente deben estar 100% claras."]